Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest najczęściej wybieraną przez przedsiębiorców formą prowadzenia ewidencji księgowej. Sprawdza się w małych firmach, w których jest używana do celów podatkowych. Na jej podstawie ustala się wysokość zobowiązań fiskalnych, które przedsiębiorca musi przekazać fiskusowi.
Jak prowadzić takie zestawienie i jak jest ono zbudowane? Sprawdź.
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów KPiR?
Księga podatkowa, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, PKPiR – te wszystkie określenia dotyczą tego samego zestawienia, czyli ewidencji przychodów i kosztów. Przedsiębiorca jest zobowiązany zapisywać w niej wszystkie przychody osiągnięte w ramach prowadzenia działalności oraz poniesione koszty.
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Mogą to robić także spółki, jednak pod warunkiem, że osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro po przeliczeniu na PLN.
Dokładną maksymalną kwotę, która uprawnia do wykorzystywania księgi podatkowej, ustala się na podstawie określonych zasad i biorąc pod uwagę kursy walut z konkretnego dnia.
Księgę przychodów i rozchodów można prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W drugim przypadku ewidencja musi spełniać określone wymagania. Program, w którym zostanie stworzona, powinien umożliwiać:
- określenie w formie pisemnej szczegółowej instrukcji jego obsługi,
- wgląd w każdym momencie w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym,
- przechowywanie zapisanych danych na cyfrowych nośnikach w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem oraz nieuprawnioną modyfikacją.
Natomiast nie ma już obowiązku drukowania księgi podatkowej, co trzeba było robić jeszcze do niedawna.
Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Aby prowadzić PKPiR, trzeba spełnić określone warunki. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów mogą to robić przedsiębiorcy, którzy:
- rozliczają podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo według stawki 19%,
- prowadzą działalność gospodarczą indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku,
- nie przekroczyli przychodów netto w wysokości 2 000 000 euro w poprzednim roku.
Jeśli nie spełniają jednego z warunków, wówczas są zobowiązani do przejścia na pełną księgowość, czyli do prowadzenia ksiąg handlowych.
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Budowa PKPiR i sposób jej prowadzenia są ściśle określone, dlatego przedsiębiorca musi stosować zasady nakładane na niego przez Ministra Finansów. Zgodnie z nimi Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów składa się z 17 kolumn ułożonych w kolejności, która jest z góry ustalona.
Są to:
- liczby porządkowe,
- data uzyskania przychodu lub poniesienia wydatku,
- numer dowodu zakupu,
- dane podmiotu gospodarczego, z którym doszło do transakcji,
- rodzaj kosztu lub przychodu,
- wartość sprzedaży towarów i usług,
- pozostałe przychody,
- zakup materiałów,
- koszty uboczne poniesione podczas zakupu,
- wynagrodzenia dla pracowników,
- inne koszty nieujęte w powyższych kolumnach,
- zsumowane z innymi kosztami wypłaty dla pracowników,
- koszty badawczo-rozwojowe firmy.
Koszty w KPiR ujmuje się za pomocą jednej z dwóch metod, czyli memoriałowej lub kasowej. Pierwsza polega na podzieleniu ich na bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskanym dochodem. Od tego, do jakiej kategorii należy dany koszt, zależy to, z jaką datą zostanie ujęty w ewidencji.
Z kolei metoda kasowa działa w ten sposób, że koszty w księdze podatkowej ujmuje się w dniu ich poniesienia. Nie trzeba wówczas dzielić ich na pośrednie i bezpośrednie.
Księgę Przychodów i Rozchodów przechowuje się co do zasady w miejscu prowadzenia działalności, ale może się ona znajdować również tam, gdzie wskaże podatnik.
Bardzo często obowiązek zarządzania KPiR sprawuje zewnętrzne biuro rachunkowe. Wówczas może być ona przechowywana także w siedzibie takiego podmiotu – nie jest to sprzeczne z przepisami. Należy jednak powiadomić o tym urząd skarbowy.
Warto wiedzieć, że księgę podatkową należy założyć z dniem 1 stycznia danego roku obrotowego lub w chwili rozpoczęcia działalności gospodarczej. Trzeba ją także przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się termin rozliczania rozchodów i przychodów za pomocą PKPiR.
PKPiR a prowadzenie dodatkowych ewidencji księgowych
Przedsiębiorcy wykorzystujący księgę podatkową do ewidencjonowania zdarzeń księgowych są także zobowiązani do prowadzenia dodatkowych ewidencji, czyli:
- ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencji sprzedaży – jeżeli księgę podatkową prowadzi biuro rachunkowe, a firma nie księguje transakcji za pomocą kasy fiskalnej,
- ewidencji przebiegu pojazdów – jeśli samochody są środkami trwałymi firmy, wykorzystywanymi wyłącznie na cele działalności gospodarczej i przedsiębiorca chce odliczyć 100% wydatków na ich użytkowanie,
- ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych – jeśli firma prowadzi działalność kantorową.
Prawidłowe prowadzenie księgi podatkowej nie jest bardzo skomplikowane. Jednak z racji dużej ilości danych i konieczności pamiętania o terminach ich przekazywania, usługę nadzoru nad KPiR często zleca się biurom rachunkowym. Dla wielu przedsiębiorców jest to optymalny wybór, który ułatwia skupienie się na głównych zadaniach związanych z działalnością firmy.
Dowiedz się również:
Jakie są obowiązki podatkowe przy zawieszaniu i wznawianiu działalności gospodarczej?
