Właściwe przechowywanie dokumentów księgowych to jeden z najważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Nie tylko dlatego, że jest to wymóg prawny, ale także dlatego, że dobrze zorganizowana dokumentacja pozwala uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych i zapewnia płynność w zarządzaniu finansami firmy.
Jakie dokumenty księgowe podlegają obowiązkowi przechowywania?
Zgodnie z polskim prawem, każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe, które odzwierciedlają działania finansowe firmy. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i tych w formie elektronicznej. Do najważniejszych z nich należą:
- faktury sprzedaży i zakupu,
- deklaracje podatkowe, takie jak VAT, CIT czy PIT,
- umowy, na podstawie których prowadzono transakcje,
- wyciągi bankowe,
- raporty finansowe i bilanse,
- dokumentacja związana z ZUS,
- potwierdzenia przelewów, a także inne dokumenty potwierdzające zdarzenia gospodarcze.
Ważne jest, aby dokumentacja była kompletna i uporządkowana. Każdy dokument powinien być przechowywany w sposób umożliwiający jego szybkie odnalezienie i weryfikację w razie potrzeby. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować problemami podczas kontroli skarbowych i sankcjami finansowymi.
Przepisy dotyczące czasu przechowywania dokumentów księgowych
Polskie prawo ściśle określa, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe. Zasadniczo dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, dokumenty dotyczące roku 2023 należy przechowywać do końca 2028 roku.
Warto jednak pamiętać, że istnieją wyjątki od tej zasady. Dokumenty związane z ZUS powinny być przechowywane przez 10 lat, a w przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej okres ten może wynosić nawet 50 lat. Przepisy dotyczące archiwizacji VAT w kontekście transakcji wewnątrzwspólnotowych wymagają natomiast przechowywania dokumentów przez co najmniej 10 lat.
Nieprzestrzeganie tych terminów może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje, w tym na sankcje finansowe, jeśli podczas kontroli okaże się, że wymaganych dokumentów brakuje.
Tradycyjna czy elektroniczna archiwizacja – co wybrać?
Współczesne firmy mają możliwość przechowywania dokumentów zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej. Obie metody mają swoje zalety i wady.
Tradycyjna archiwizacja:
- zalety – łatwość przechowywania dokumentów w segregatorach, brak konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania,
- wady – wymaga dużo miejsca, dokumenty mogą ulec zniszczeniu lub zgubieniu.
Archiwizacja elektroniczna:
- zalety – oszczędność miejsca, łatwe wyszukiwanie dokumentów, możliwość tworzenia kopii zapasowych,
- wady – wymaga odpowiedniego oprogramowania i zabezpieczeń, konieczność zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi e-dokumentacji.
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na archiwizację elektroniczną ze względu na wygodę i efektywność. Jednak przy wyborze tej formy należy zadbać o bezpieczeństwo danych oraz o zgodność z przepisami, w tym z wymaganiami RODO. Warto również pamiętać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej wymaga zapewnienia ich integralności i dostępności przez cały wymagany okres.
Jak zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów?
Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów to kluczowa kwestia, zarówno w przypadku archiwizacji papierowej, jak i elektronicznej.
Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w suchym, dobrze zabezpieczonym miejscu, aby uniknąć ich uszkodzenia przez wilgoć, ogień czy szkodniki. Warto korzystać z szaf zamykanych na klucz, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym.
Elektroniczne dokumenty powinny być odpowiednio zaszyfrowane i przechowywane na bezpiecznych serwerach lub w chmurze spełniającej najwyższe standardy ochrony danych. Regularne tworzenie kopii zapasowych to obowiązkowy krok, który chroni przed utratą danych w przypadku awarii technicznych.
Dodatkowo każda firma powinna posiadać jasne procedury dotyczące dostępu do dokumentacji oraz kontrolować, kto ma możliwość przeglądania i edytowania danych. To szczególnie ważne w kontekście ochrony danych osobowych i zgodności z RODO.
Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie archiwizacji dokumentów
Zgodne z przepisami przechowywanie dokumentów księgowych może być wyzwaniem, szczególnie dla właścicieli małych firm. Dlatego współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym, takim jak Biuro Rachunkowe GOLDEN TAX, to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć stresu.
Nasi specjaliści zadbają o właściwą organizację i archiwizację dokumentów, a także o przestrzeganie obowiązujących przepisów. Dzięki ich wsparciu możesz być pewien, że Twoja dokumentacja księgowa jest kompletna, bezpieczna i zgodna z prawem. Co więcej, oferujemy kompleksowe usługi księgowe, które pozwalają Ci skoncentrować się na rozwijaniu biznesu, zamiast na uciążliwych formalnościach.
Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie dopilnowane, skorzystaj z usług profesjonalistów!
Przeczytaj również:
Księgi rachunkowe - czym są i jak je prowadzić?
